Dossier administratif d'un agent public : quelles sont les règles de gestion ?
Quels sont les informations et documents conservés dans le dossier individuel d'un agent public ?
Votre état civil Votre situation de famille Votre situation militaire Vos diplômes Votre carrière : arrêtés de nomination, d'avancement, de promotion interne, de changement de position statutaire (détachement, mise en congé parental, disponibilité, etc.) Vos évaluations professionnelles Les formations que vous avez suivies Vos absences : arrêtés de mise en congé (de maternité, de paternité, de maladie, etc.).
A savoir
Comment le dossier individuel d'un agent public est-il géré ?
Dossier papier ou électronique
Votre dossier peut être géré sous format papier.
Il peut aussi être créé et géré, en tout ou partie, sur support électronique à partir de documents papier numérisés ou produits directement sous forme électronique.
En cas de coexistence des supports électronique et papier, toute pièce versée au dossier ne peut être conservée que sur l'un des 2 supports, pour que le dossier reste unique.
Passage au dossier électronique
Les conditions de création et de passage à la gestion des dossiers sur support électronique sont définies par l'administration, après avis du comité social.
L'administration fixe la liste des documents, les catégories de personnels concernés et le calendrier de mise en œuvre de cette gestion.
Elle fixe notamment la date à partir de laquelle toute nouvelle pièce versée au dossier ne peut l'être que sous format électronique.
Transfert du dossier
En cas de, votre dossier reste
Votre administration d'accueil transmet à votre administration d'origine les documents établis pendant la période de détachement ou de mise à disposition.
Le dossier est transféré à votre par une autre administration.
Si votre administration d'accueil ne gère pas les dossiers de ses agents sous forme électronique, votre administration d'origine créé une copie sur papier de votre dossier électronique. Votre dossier électronique est par la suite détruit.
Délai de conservation du dossier
Une durée de conservation pour la gestion courante est fixée par pour chaque type de document.
À la fin de la période de conservation en gestion courante, chaque document fait l'objet soit d'un archivage intermédiaire, soit d'une destruction, dans des conditions fixées par arrêté.
L'archivage intermédiaire prend fin à la fin de la durée d'utilité administrative du document, fixée à
À la fin de la durée d'utilité administrative, les documents sont soit définitivement archivés dans un service public d'archives , soit détruits.
Dans quelles conditions un agent public peut-il prendre connaissance de son dossier individuel ?
Demande de consultation du dossier individuel
Vous pouvez demander, par écrit, à consulter votre dossier. Vous n'avez pas à motiver votre demande.
Votre dossier administratif ne peut être consulté que par vous-même. Mais vous pouvez vous faire accompagner d'une personne de votre choix lors de la consultation.
L'administration doit répondre à votre demande dans le . Au-delà, l'absence de réponse équivaut à un refus.
En cas de refus ou d'absence de réponse dans le délai d'un mois, vous pouvez saisir la (Cada).
La Cada rend un avis sur votre demande, qui vous est communiqué ainsi qu'à votre administration.
Votre administration informe la Cada de la suite qu'elle donne à votre demande.
Si elle confirme son refus, explicitement ou en gardant le silence, vous pouvez saisir le tribunal administratif.
La consultation peut avoir lieu pendant le temps de travail, mais si vous en demandez une copie, vous pouvez emporter la copie de votre dossier pour le consulter chez vous.
Demande de retrait ou d'ajout d'un document au dossier individuel
, vous êtes informé des conditions dans lesquelles vous pouvez faire valoir vos droits en matière de traitement des données personnelles.
Vous pouvez demander la rectification d'une information, le retrait ou l'ajout d'un document à votre administration, soit lors de la consultation, soit ultérieurement.
Vous pouvez ainsi, par exemple, demander le retrait de votre dossier d'une lettre faisant état d'un mandat syndical.
En revanche, un compte-rendu d'entretien avec votre supérieur hiérarchique concernant votre situation administrative doit être versé dans votre dossier individuel. Votre administration doit vous informer que ce document est versé à votre dossier. Vous ne pouvez pas en demander le retrait, ni la destruction.
En cas de coexistence d'un support électronique avec un support papier, votre demande d'accès et de rectification est valable pour l'ensemble du dossier, quel qu'en soit le support.
Demande de copie du dossier individuel
Vous pouvez demander la de votre dossier individuel.
Si votre dossier est sur support électronique, la copie vous est fournie par l'un des moyens suivants :
Envoi à votre adresse électronique professionnelle ou remise d'un support numérique Remise d'une copie sur support papier conforme à l'original.