Dossier administratif d'un agent public : quelles sont les règles de gestion ?
Le dossier administratif d'un agent public réunit l'ensemble des documents relatifs à sa situation administrative et à l'évolution de sa carrière. Il peut être géré sur support papier ou électronique, selon les modalités définies par arrêté ou décision de l'administration employeur après avis du comité social.
Pièces à fournir
- Documents d'état civil
- Pièces relatives à la situation de famille
- Attestations de situation militaire
- Diplômes et qualifications
- Arrêtés de nomination ou contrats de recrutement
- Arrêtés d'avancement, de promotion interne et de changement de position statutaire
- Rapports d'évaluation professionnelle
- Attestations de formations suivies
Délais
Réponse à une demande de consultation : un mois. Au-delà, l'absence de réponse équivaut à un refus.
Points de vigilance
- Présence de documents mentionnant les opinions ou activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques
- Inclusion d'informations relatives à l'état de santé ou données médicales en dehors des suites administratives
- Conservation de mentions de sanctions disciplinaires amnistiées ou effacées
- Absence d'enregistrement, de numérotation ou de classement sans discontinuité des pièces versées
- Conservation de pièces sur les deux supports (électronique et papier) simultanément, contrairement à l'unicité du dossier
Questions fréquentes
Qui peut consulter le dossier administratif d'un agent public ?
Seul l'agent concerné peut consulter son dossier. Il peut se faire accompagner d'une personne de son choix lors de la consultation. Aucune justification n'est exigée pour formuler la demande.
Que se passe-t-il si l'administration refuse de communiquer le dossier ?
En cas de refus explicite ou d'absence de réponse au-delà d'un mois, l'agent peut saisir la Commission d'accès aux documents administratifs (Cada), qui rend un avis. Si le refus est confirmé, le tribunal administratif peut être saisi.
Un agent peut-il demander la suppression de certains documents de son dossier ?
Un agent peut demander la rectification, le retrait ou l'ajout d'un document. Toutefois, les comptes-rendus d'entretien relatifs à la situation administrative ne peuvent pas être retirés. Les faits à l'origine d'une sanction amnistiée demeurent au dossier.
Quel est le délai de conservation des documents du dossier individuel ?
Une durée de conservation pour la gestion courante est fixée par arrêté selon le type de document. Après la gestion courante, l'archivage intermédiaire peut être décidé jusqu'à 80 ans de l'agent. Les documents sont ensuite définitivement archivés ou détruits selon les règles administratives.
Comment est géré le dossier en cas de mutation ou de détachement ?
En cas de détachement ou mise à disposition, le dossier reste géré par l'administration d'origine. En cas de mutation vers une autre administration, le dossier est transféré à la nouvelle administration employeur, accompagné d'une copie conforme sur papier si la nouvelle administration ne gère pas les dossiers électroniquement.
Textes de référence
- Code général de la fonction publique : articles L137-1 à L137-4
- Code général de la fonction publique : articles R137-1 à R137-16
- Arrêté du 21 décembre 2012 relatif à la composition du dossier individuel des agents publics géré sur support électronique
Quels sont les informations et documents conservés dans le dossier individuel d'un agent public ?
Votre état civil Votre situation de famille Votre situation militaire Vos diplômes Votre recrutement Votre carrière : arrêté de nomination ou contrat, arrêtés d'avancement, de promotion interne, de changement de position statutaire (détachement, mise en congé parental, disponibilité, etc.) Vos évaluations professionnelles Les formations que vous avez suivies Vos absences : arrêtés de mise en congé (de maternité, de paternité, de maladie, etc.).
A savoir
Comment le dossier individuel d'un agent public est-il géré ?
Dossier papier ou électronique
Votre dossier peut être géré sous format papier.
Il peut aussi être créé et géré, en tout ou partie, sur support électronique à partir de documents papier numérisés ou produits directement sous forme électronique.
En cas de coexistence des supports électronique et papier, toute pièce versée au dossier ne peut être conservée que sur l'un des 2 supports, pour que le dossier reste unique.
Passage au dossier électronique
Les conditions de création et de passage à la gestion des dossiers sur support électronique sont définies par arrêté ou décision de l'administration employeur, après avis du comité social.
Cet arrêté ou cette décision définit notamment les informations suivantes :
Liste des documents et catégories de personnels concernés Calendrier de mise en œuvre de cette gestion électronique, notamment la date à partir de laquelle toute nouvelle pièce versée au dossier individuel ne peut l'être que sous format électronique Délai dans lequel est détruit un dossier électronique Délai dans lequel est détruit le document original sur support papier.
Transfert du dossier
En cas de, votre dossier reste .
Votre administration d'accueil transmet à votre administration d'origine les documents établis pendant la période de détachement ou de mise à disposition.
par une autre administration, le dossier est transféré à votre .
Si votre nouvelle administration employeur ne gère pas les dossiers de ses agents sous forme électronique, votre administration d'origine créé une copie conforme sur papier de votre dossier électronique et la lui transmet.
Votre dossier électronique est détruit dans le délai fixé par l’arrêté ou la décision relative au passage au dossier électronique.
Délai de conservation du dossier
Une durée de conservation pour la gestion courante est fixée par pour chaque type de document.
À la fin de la période de conservation en gestion courante, chaque document fait l'objet soit d'un archivage intermédiaire, soit d'une destruction, dans des conditions fixées par ce même arrêté.
L'archivage intermédiaire prend fin à la fin de la durée d'utilité administrative du document, fixée à
À la fin de la durée d'utilité administrative, les documents sont soit définitivement archivés dans un service public d'archives , soit détruits.
Dans quelles conditions un agent public peut-il consulter son dossier individuel ?
Demande de consultation du dossier individuel
Vous pouvez demander, par écrit, à consulter votre dossier. Vous n'avez pas à motiver votre demande.
Votre dossier administratif ne peut être consulté que par vous-même. Mais vous pouvez vous faire accompagner d'une personne de votre choix lors de la consultation.
L'administration doit répondre à votre demande dans le . Au-delà, l'absence de réponse équivaut à un refus.
En cas de refus ou d'absence de réponse dans le délai d'un mois, vous pouvez saisir la (Cada).
Où s'adresser :
Pour s'informer ou demander l'accès d'un document administratif en cas de refus explicite de l'administration ou si elle n'a pas répondu pendant plus d'un mois à une demande de communication.:
Par téléphone:
+33 (0)1 42 75 79 99
Par courrier:
TSA 50730 75334 PARIS CEDEX 07
Par mail:
cada@cada.fr
Par formulaire en ligne:
La Cada rend un avis sur votre demande, qui vous est communiqué ainsi qu'à votre administration.
Votre administration informe la Cada de la suite qu'elle donne à votre demande.
Si elle confirme son refus, explicitement ou en gardant le silence, vous pouvez saisir le tribunal administratif.
La consultation peut avoir lieu pendant le temps de travail, mais si vous en demandez une copie, vous pouvez emporter la copie de votre dossier pour le consulter chez vous.
Demande de retrait ou d'ajout d'un document au dossier individuel
, vous êtes informé des conditions dans lesquelles vous pouvez faire valoir vos droits en matière de traitement des données personnelles.
Vous pouvez demander la rectification d'une information, le retrait ou l'ajout d'un document à votre administration, soit lors de la consultation, soit ultérieurement.
Vous pouvez ainsi, par exemple, demander le retrait de votre dossier d'une lettre faisant état d'un mandat syndical.
En revanche, un compte-rendu d'entretien avec votre supérieur hiérarchique concernant votre situation administrative doit être versé dans votre dossier individuel. Votre administration doit vous informer que ce document est versé à votre dossier. Vous ne pouvez pas en demander le retrait, ni la destruction.
En cas de coexistence d'un support électronique avec un support papier, votre demande d'accès et de rectification est valable pour l'ensemble du dossier, quel qu'en soit le support.
Demande de copie du dossier individuel
Vous pouvez demander une de tout ou partie des éléments de votre dossier individuel.
Si votre dossier est sur support électronique, la copie vous est fournie par l'un des moyens suivants :
Envoi à votre adresse électronique professionnelle ou remise d'un support numérique Remise d'une copie sur support papier conforme à l'original.
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