Convocation de l'assemblée générale des copropriétaires
La convocation à l'assemblée générale est-elle obligatoire en copropriété ?
Les immeubles qui sont composés de plus de 5 lots Les petites copropriétés, c'est-à-dire celles qui comportent au maximum 5 lots à usage de logements, de bureaux ou de commerce ou celles dont lebudget prévisionnel moyen, sur une période de 3 ans, est inférieur à15 000 € Les immeubles possédés par seulement 2 copropriétaires .
L'assemblée générale ne peut pas se tenir spontanément. Une convocation doit être envoyée à l'ensemble des copropriétaires de l'immeuble.
Dans les petites copropriétés, la convocation d’une assemblée générale est pour :
Le vote du budget prévisionnel L’approbation des comptes.
Les autres décisions peuvent être prises à l'unanimité des voix des copropriétaires à l'occasion d'une, sans nécessité de convoquer une assemblée générale.
La convocation à l'assemblée générale n'est pas obligatoire dans ce cas. Les 2 copropriétaires composant le peuvent se réunir pour prendre toutes les décisions.
Qui peut convoquer l'assemblée générale des copropriétaires ?
Le doit convoquer les copropriétaires à une assemblée générale , lors de laquelle le et le sont votés.
Il a également l'obligation de convoquer une assemblée générale dans les cas suivants :
Convocation demandée par le conseil syndical, s'il en existe un,ou par un ou plusieurs copropriétaires représentantau moins un1/4 des voix de tous les copropriétaires (à moins que lerèglement de copropriété ne prévoie un nombre inférieur de voix)Convocation demandée par un copropriétaire pour voter une ou plusieurs questions liées à ses droits et obligations En cas de travaux urgents effectués à l'initiative du syndic et sans autorisation du syndicat des copropriétaires. Le syndic doit convoquer immédiatement une assemblée générale pour ratifier (donner son accord postérieurement) la commande de travauxEn cas de catastrophe technologique ayant endommagé les parties communes de l'immeuble. Le syndic doit convoquer sous 15 jours les copropriétaires pour décider des travaux de remise en état.
L'assemblée générale peut également être convoquée par le président du conseil syndical dans :
En cas d' empêchement du syndic, le président du conseil syndical peut alors convoquer une assemblée générale pour désigner un nouveau syndic.
En cas de refus ou négligence du syndic de donner suite à la demande de convocation du conseil syndical ou d'un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins 1/4 des voix de tous les copropriétaires. Dans ce cas, le président du conseil syndical doitmettre en demeure, par lettre recommandée avec accusé de réception, le syndic de respecter son obligation de convoquer. En l'absence de réponse du syndic pendant au moins 8 jours après la première présentation de la lettre recommandée, l'assemblée générale est convoquée par le président du conseil syndical.Un modèle de lettre est disponible :
Mise en demeure de convoquer une assemblée générale des copropriétaires
Tout copropriétaire d'un immeuble peut convoquer une assemblée générale s'il justifie des suivantes :
Le syndic refuse de donner suite à la demande de convocation du conseil syndical, s'il en existe un, ou d'un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un 1/4 des voix de tous les copropriétaires Il n'existe pas de conseil syndical ou si les membres de ce conseil n'ont pas été désignés ou si le président de ce conseil ne procède pas à la convocation de l'assemblée générale, Une mise en demeure envoyée au syndic et/ou au président du conseil syndical de respecter leurs obligations est restée sans suite pendant au moins 8 jours Le copropriétaire a l'autorisation du président du tribunal judiciaire du lieu de situation de l'immeuble de convoquer une assemblée judiciaire. Il est obligatoire de se faire accompagner par un avocat pour cette démarche.
Tout copropriétaire peut convoquer une assemblée générale dans le cas où la copropriété n'a pas de syndic.
Cette situation concerne, principalement, l'hypothèse de l'expiration du mandat du syndic, de sa démission ou de son décès.
L'assemblée générale convoquée a de désigner un syndic.
Lorsque l'immeuble appartient seulement à 2 copropriétaires, chacun peut convoquer l'autre à une assemblée générale en lui précisant les questions inscrites à l'ordre du jour.
Qui sont les destinataires de la convocation à l'assemblée générale des copropriétaires ?
En cas d' indivision ou dedémembrement du droit de propriété (cas de l'usufruit et de lanue-propriété ), la convocation est adressée au mandataire commun désignéEn cas de lots appartenant à des époux communs en bien , ils doivent tous les 2 être convoquésEn cas de SCI, la convocation est adressée au gérant de la société.
À quel moment doit-être convoquée l'assemblée générale des copropriétaires ?
La convocation à l' doit être envoyée dans un délai de .
La convocation à l' est envoyée dès qu'elle est jugée nécessaire ou utile.
Quel est le délai d'envoi de la convocation à l'assemblée générale des copropriétaires ?
Cas normal
La convocation doit être adressée à chaque copropriétaire au moins 21 avant la date de l'assemblée générale, sauf si le a prévu un délai plus long.
Ce délai a pour point de départ :
Le lendemain du jour de la première présentation de la lettre recommandée Le lendemain de l'envoi au destinataire, par le prestataire certifié (par exemple AR24, service de La poste), du courrier électronique annonçant la lettre recommandée électronique La date de l'émargement du copropriétaire en cas de remise en main propre de la convocation.
En pratique, la convocation doit ainsi être envoyée au moins 1 mois avant la tenue de la réunion afin de respecter le délai légal.
Attention
Cas d'urgence
En cas d'urgence, le délai peut être à 21 jours. C'est notamment le cas lorsque l'assemblée générale doit prendre une décision immédiate liée à la de l'immeuble (par exemple, pose d'étais en cas d'effondrement partiel du bâtiment).
Quelle est la forme de la convocation à l'assemblée générale des copropriétaires ?
Lettre recommandée avec avis de réception Lettre recommandée électronique Remise contre récépissé ou émargement.
A savoir
Lettre recommandée avec avis de réception Ou lettre recommandée électronique s'ils ont donné leur accord pour recevoir des notifications et des mises en demeure par voie électronique.
Que doit contenir la convocation à l'assemblée générale des copropriétaires ?
L'information sur le lieu, la date et l'heure de la réunion L'ordre du jour précisant chacune des questions soumises au vote des copropriétaires. Chaque question doit être rédigée dans des termes clairs et fait l'objet d'un vote séparé.Le mode de consultation des justificatifs de charges de copropriété avant la tenue de l'assemblée générale Lieu, date et heures de consultation des pièces justificatives de charges. Entre la convocation de l'assemblée générale et la tenue de celle-ci, le syndic doit mettre à disposition de chaque copropriétaire les documents justifiants les dépenses annuelles du syndicat des copropriétaires (par exemple, factures, contrats de fourniture et d'exploitation) et une note expliquant le calcul des charges de chauffage, de refroidissement et de production d'eau chaude sanitaire collectifs. Cette mise à disposition doit durer au minimum 1 jour ouvré .Les documents nécessaires pour la validité d'une décision (par exemple état financier du syndicat des copropriétaires ou projet de budget prévisionnel ou contrat de syndic) ou pour l'information des copropriétaires.Le formulaire de vote par correspondance. Un modèle de ce formulaire est disponible :
Comment est fixé l'ordre du jour de l'assemblée générale des copropriétaires ?
Ordre du jour de l'assemblée générale
L'ordre du jour est établi par le syndic avec le . Toutefois, la réglementation ne mentionne pas de sanction si la concertation n'a pas lieu.
L'ordre du jour contient l'ensemble des questions qui seront discutées et votées au cours de l'assemblée générale.
Chaque question doit mentionner la majorité à laquelle elle sera votée.
A savoir
Ordre du jour complémentaire
Tout copropriétaire ou le conseil syndical peut demander au syndic de faire figurer une ou plusieurs questions à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale. Cette peut être faite à tout moment.
La demande doit être formulée par courrier recommandé avec avis de réception. Il est possible de s'aider d'un modèle pour rédiger son courrier :
Attention
Un doit obligatoirement être joint à l'envoi lorsque la question porte, , sur :
Les conditions de versement des provisions du budget prévisionnel Les honoraires complémentaires du syndic en cas de travaux Une décision qui doit être votée à la majorité simple, absolue ou à la double majorité L'amélioration de l'immeuble, telle que la transformation d'un ou de plusieurs éléments d'équipement existants, l'ajout d'éléments nouveaux, l'aménagement ou la création de locaux à usage commun La surélévation ou la construction de bâtiments aux fins de créer de nouveaux locaux à usage privatif L'autorisation du syndic à agir en justice.
La demande doit également être accompagnée d'un lorsqu'il s'agit de travaux d'accessibilité ou affectant les ou l'aspect extérieur de l'immeuble.
A savoir
Quelle est la sanction en cas de non-convocation à l'assemblée générale des copropriétaires ?
Demander en justice l' annulation de l'assemblée générale dans les 2 mois de la notification du procès-verbal de l'assembléeEngager la responsabilité du syndic si le défaut de convocation lui a causé un préjudice.
Quelle est la sanction en cas de convocation irrégulière à l'assemblée générale des copropriétaires ?
Non-respect du délai de convocation Absence de mentions obligatoires sur la convocation (date, lieu, heure) Convocation par une personne qui n'a pas le droit de convoquer Absence de communication d'un document obligatoire pour la validité d'une décision (devis, contrat, état financier, projet de budget prévisionnel, etc.) ou pour l'information des copropriétaires Impossibilité d'exercer son droit de consultation des pièces justificatives des charges en amont de l'assemblée générale.