Syndic de copropriété
Syndic professionnel
Qu'est-ce qu'un syndic professionnel ?
Être titulaire d'une carte professionnelle portant la mentionsyndic de copropriété délivrée par la chambre de commerce et d'industrie (CCI)Et justifier d'une garantie financière, destinée à assurer à la copropriété le remboursement de ses fonds en cas de faillite ou de détournement de fondsEt justifier d'une assurance responsabilité civile professionnelle , destinée à couvrir les dommages que le syndic pourrait causer ausyndicat des copropriétaires ou à un copropriétaire dans le cadre de son activité.
Comment le syndic professionnel est-il désigné ?
Le syndic est désigné lors de l'assemblée générale des copropriétaires par un vote des copropriétaires à la (dite majorité de l'article 25).
Cette désignation suit plusieurs étapes.
Tout d'abord, préalablement à l'assemblée générale, le doit réaliser une de plusieurs projets de contrat de syndic. En pratique, cela consiste à interroger plusieurs syndics afin d'obtenir :
Un projet de contrat Une fiche d'information sur le prix et les prestations proposées.
Ces éléments permettent aux copropriétaires de comparer les différentes propositions.
Cette mise en concurrence s'applique dans le cas d'une désignation d'un nouveau syndic ou d'un renouvellement du contrat du syndic déjà en place.
Tout copropriétaire peut, par ailleurs, demander au syndic d'inscrire à l' de l'assemblée générale des copropriétaires, l'examen d'un ou plusieurs projets de contrat de syndic qu'il lui communique à cet effet.
Ensuite, les projets de contrat sont notifiés (envoyés) aux copropriétaires que l'ordre du jour de l'assemblée générale. En principe, ils sont annexés à la à l'assemblée générale.
Attention
Enfin, les projets de contrat sont successivement présentés aux copropriétaires lors de l'assemblée générale, avant qu'ils procèdent au vote du syndic de leur choix. La décision qui désigne le syndic approuve aussi son contrat.
La résolution portant sur la désignation du syndic doit mentionner la durée et la date d'échéance de son mandat.
Une nouvelle copropriété doit obligatoirement désigner un syndic provisoire à sa création. En principe, ce syndic est mis en place par le promoteur immobilier. Sa désignation est mentionnée dans le , pour une durée d'un an maximum.
À l'expiration de ce délai, son contrat prend automatiquement fin.
C'est pourquoi, le syndic provisoire a pour obligation de convoquer la première assemblée générale des copropriétaires durant cette année, lors de laquelle il sera voté :
Le maintien du syndic provisoire dans ses fonctions, après mise en concurrence de plusieurs contrats de syndic effectuée par le conseil syndical, s'il en existe un, ou par les copropriétaires Ou la désignation d'un nouveau syndic.
Il est possible que les copropriétaires ne désignent pas de syndic lors de l'assemblée générale convoquée à cette fin. C'est le cas, par exemple, lorsque le mandat du syndic n'a pas été renouvelé ou si la n'a pas été atteinte.
Dans cette hypothèse, le syndic est désigné par le président du , sur demande :
D'un ou plusieurs copropriétaires Ou du maire de la commune Ou du président de l'établissement public de coopération intercommunale compétent en matière d'habitat du lieu de situation de l'immeuble.
Il est obligatoire de se faire accompagner par un pour cette démarche.
Quelles sont les missions du syndic professionnel ?
Gestion financière et comptable
Le syndic assure la gestion comptable et financière de la copropriété. Cette mission inclut notamment :
L'établissement du budget prévisionnel de la copropriété.Le syndic établit le budget prévisionnel, en concertation avec le conseil syndical , et le fait voter chaque année par l'assemblée générale des copropriétaires.
La tenue de la comptabilité du syndicat des copropriétaires. Le syndic doit enregistrer toutes les dépenses (frais d'assurance, ménage, gardien, eau, ascenseur, etc.) et les recettes du syndicat des copropriétaires (par exemple, le paiement des charges) dans un document appelé « grand livre ». Il doit également établir les comptes annuels et les faire voter en assemblée générale.
La gestion et le recouvrement des charges de la copropriété. Le syndic établit le montant des charges dû par chaque copropriétaire et envoie les appels de fond correspondant. Il doit également s'occuper durecouvrement des charges impayées.
L'ouverture d'un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires. Le syndic doit ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires, dans les 3 mois de sa désignation . La notion de compte séparé implique que le titulaire du compte soit le syndicat des copropriétaires. La personne apparaissant sur les relevés bancaires comme titulaire du compte doit donc être le syndicat des copropriétaires, et non le syndic. Toutes les sommes reçues au nom et pour le compte du syndicat des copropriétaires doivent être versées sur ce compte.
L'ouverture d'un compte spécifique pour le fonds travaux obligatoire
La souscription d'un emprunt bancaire collectif L'ouverture d'un compte spécifique « emprunt collectif ».
Gestion administrative
Le syndic doit notamment remplir les missions suivantes :
Immatriculer l'immeuble dans le registre national des copropriétés
Réaliser et mettre à jour la fiche synthétique de la copropriété
Établir et mettre à jour de la liste de tous les copropriétaires avec indication de leur lot, état civil, domicile et, s'ils ont donné leur accord, leur adresse électronique Faire exécuter le règlement de copropriété et les décisions prises lors de l'assemblée générale des copropriétaires
Organiser la tenue d'une assemblée générale annuelle. Le syndic doit préparer, convoquer et être présent lors de l'assemblée générale. Il doit également rédiger le procès-verbal de l'assemblée et l'envoyer à tous les copropriétaires.
Administrer l'immeuble, assurer sa conservation, son entretien et, en cas d'urgence, faire exécuter les travaux nécessaires. Le syndic est chargé de gérer l'immeuble au quotidien pour assurer son bon fonctionnement et son entretien. Il doit, notamment, entretenir les parties communes de l'immeuble (par exemple, organiser le nettoyage, les petites réparations ou l'entretien de l'ascenseur) et assurer la sécurité des occupants (par exemple, veiller aux respects des normes incendies).
Souscrire un contrat d'assurance multirisques immeuble et de déclarer les sinistres touchant les parties communes
Souscrire un contrat d'assurance contre les risques de responsabilité civile dont le syndicat des copropriétaires doit répondre. Cette assurance permet, notamment, de couvrir les dommages subis par un copropriétaire ou un tiers du fait des parties communes de l'immeuble.
Obtenir l'autorisation de l'assemblée générale de signer des contrats avec tout entreprise ou prestataire qui est lié au syndic Établir et mettre à jour le carnet d'entretien de l'immeuble
Représenter le syndicat des copropriétaires dans les actes de la vie civile (par exemple, conclusions des contrats avec les prestataires ou les fournisseurs de l'immeuble), les actes d'acquisition ou d' aliénation des parties communes et en justiceInformer les copropriétaires et les occupants qu'un immeuble fait l'objet d'une procédure relevant de l'exercice de la police de la sécurité et de lasalubrité des immeubles, locaux et installationsGérer les archives du syndicat des copropriétaires Gérer les salariés (par exemple, gardien) de la copropriété.
À ce titre, le syndic engage et met fin au contrat le personnel employé par le syndicat des copropriétaires et fixe les conditions de son travail.
Communication des documents de la copropriété
Le syndic doit proposer un accès en ligne aux documents qui concernent la gestion de l'immeuble ou des lots de copropriétés gérés.
L'accès en ligne doit être sécurisé. Il doit être accessible aux membres du et aux copropriétaires au moyen d'un code personnel.
Les documents mis à disposition doivent être téléchargeables et imprimables.
Cet accès doit être différencié selon la nature des documents mis à disposition :
Le syndic doit au minimum mettre à disposition les documents suivants :
Liste de tous les copropriétaires Balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires et relevé général des charges et produits de l'exercice échu Relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires Assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires concernant les procédures judiciaires en cours et décisions de justice dont les délais de recours n'ont pas expiré Carte professionnelle du syndic, attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle et attestation de garantie financière en cours de validité.
Le syndic doit, au minimum, mettre à disposition les documents suivants :
Règlement de copropriété, état descriptif de division et actes les modifiant s'ils ont été publiés Dernière fiche synthétique de la copropriété Carnet d'entretien de l'immeuble Diagnostics techniques concernant les parties communes de l'immeuble en cours de validité Contrats d'assurance de l'immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité Ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires, à l'exclusion des contrats de travail Contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs en cours Procès-verbaux des 3 dernières assemblées générales annuelles ayant été appelées à connaître des comptes et les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées Contrat du syndic en cours.
Le syndic doit au minimum mettre à disposition les documents suivants :
Compte individuel du copropriétaire après approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale des copropriétaires annuelle Montant des charges courantes du budget prévisionnel et charges hors budget prévisionnel des 2 derniers exercices comptables clos payées par le copropriétaire Montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot du copropriétaire après approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale des copropriétaires annuelle Avis d'appel de fonds adressés au copropriétaire sur les 3 dernières années.
Quel est le contenu du contrat du syndic professionnel ?
Durée du mandat (avec date de début et fin) Conditions de la rémunération Détail des prestations Conditions d'exécution de la mission.
A savoir
Quelle est la durée du mandat du syndic professionnel ?
Comment prend fin le mandat du syndic ?
Non-renouvellement du mandat
La copropriété peut décider de ne pas renouveler le contrat du syndic. La copropriété doit alors inscrire à l' d'une assemblée générale des copropriétaires tenue
La désignation d'un nouveau syndic La fixation d'une date anticipée de fin de contrat.
Lorsque l'initiative vient du syndic, il doit informer le conseil syndical de son intention de ne pas conclure un nouveau contrat au plus des copropriétaires.
Au cours de l'assemblée générale, les copropriétaires désignent un nouveau syndic et fixent les dates de fin du contrat en cours et de début du nouveau contrat, qui doivent intervenir au plus tôt 1 après la tenue de cette assemblée.
Résiliation anticipée du mandat
Dans certains cas, il est possible de .
Dans quel cas la responsabilité du syndic professionnel est-elle engagée ?
Responsabilité civile du syndic
La responsabilité civile du syndic peut être engagée par le syndicat des copropriétaires, un ou plusieurs copropriétaires ou des tiers.
Le syndic est le du syndicat des copropriétaires. En raison de la signature du contrat de syndic qui lie les parties, le syndic a une responsabilité dite « contractuelle » à l'égard du .
Cela signifie que, pour engager sa responsabilité, le syndicat des copropriétaires doit prouver que :
Le syndic a rempli de façon incorrecte ou incomplète, ses missions Et que cette faute est à l'origine d'un dommage (financier ou matériel).
Dans ce cas, il est possible de saisir la justice pour réparer le dommage subi par l'obtention de . Il est également possible de demander la .
Pour ces actions judiciaires, il est recommandé de se faire accompagner par un avocat.
Par ses agissements, le syndic peut nuire aux intérêts d'un ou plusieurs copropriétaires.
Pour engager la responsabilité du syndic, le copropriétaire concerné doit prouver que :
Le syndic a rempli de façon incorrecte ou incomplète ses missions ou commis une faute étrangère à ses fonctions
Et que cette faute est à l'origine d'un dommage personnel (financier, matériel ou moral).
Dans ce cas, il est possible d'introduire une action en justice à l'encontre du syndic pour obtenir la réparation financière, par le versement de dommages et intérêts, des préjudices subis. Il est recommandé de se faire accompagner par un avocat.
Le syndic est également responsable de ses agissements, à titre personnel et dans le cadre de ses fonctions, à l'égard des tiers. Il s'agit, notamment, des salariés du syndicat des copropriétaires, des locataires, des fournisseurs, des prestataires ou des voisins.
Responsabilité pénale du syndic
La responsabilité pénale du syndic peut être recherchée s'il commet, dans l'exercice de ses missions, une faute qui correspond à une infraction pénale.
Il est possible de les classer en 3 catégories :
Les infractions volontairement commises, notamment dans le cadre de la gestion financière (par exemple, abus de confiance, escroquerie, détournement de fonds) Les infractions involontairement commises, qui proviennent d'une imprudence, d'une négligence ou d'une inattention (par exemple, blessures involontaires par défaut d'entretien ou de surveillance) Les infractions à une législation spéciale. C'est notamment le cas des infractions aux règles d'urbanisme (par exemple, travaux non conforme au permis de construire), aux règles d'hygiène ou de sécurité, au règlement sanitaire ou à la législation du travail (par exemple, travail dissimulé).
Comment engager la responsabilité de son syndic professionnel ?
1. Identifier la faute du syndic
Tout d'abord, il est impératif d'identifier le manquement du syndic à ses fonctions.
De même, il faut s'assurer que cette faute est à l'origine du dommage subi. En d'autres termes, le préjudice doit être une conséquence de la faute reprochée.
2. Estimer le dommage subi
Ensuite, il convient de valoriser le dommage subi, c'est-à-dire d'en estimer le montant afin d'obtenir une réparation équitable. Cette évaluation peut se faire, par exemple, à l'aide de devis ou de factures.
3. Mettre en demeure le syndic
Par ailleurs, il est nécessaire d’envoyer un courrier de au syndic qui contient :
Un détail des faits, des manquements/fautes reprochés et du ou des dommages subis Une demande de compensation financière et/ou la rectification des agissements critiqués dans un délai raisonnable.
Ce courrier doit être envoyé par lettre recommandée avec accusé de réception.
A savoir
4. Faire voter en assemblée générale une autorisation d'agir en justice
Cette étape préalable est obligatoire uniquement dans le cadre d'une action en justice souhaitée par le syndicat des copropriétaires à l'encontre de son syndic.
Deux situations sont à distinguer.
Dans cette hypothèse, l'actuel syndic doit être autorisé à agir en justice par une décision de l'assemblée générale.
Cette autorisation doit mentionner :
L'objet de la demande en justice Les personnes visées Et la nature de l'action (action en responsabilité).
L'autorisation accordée au syndic doit être adoptée à la majorité des voix des personnes présentes, représentées ou ayant voté par correspondance (majorité dite de l'article 24).
Le président du doit convoquer une assemblée générale des copropriétaires afin d'obtenir une délégation expresse d'agir contre le syndic défaillant, en cas de ou d'inaction du syndic.
5. Intenter une action en justice
Enfin, si le syndic ne réagit pas ou persiste dans ses fautes, il est possible d'intenter une action en justice devant le tribunal judiciaire du domicile du défendeur (siège du syndic).
Si le montant du litige est inférieur ou égal à , il est recommandé de se faire accompagner par un avocat.
Si le montant du litige est supérieur à , il est obligatoire de se faire représenter par un avocat.
Par ailleurs, si le syndic a commis une ou plusieurs , il est possible de à son encontre.
Syndic non professionnel
Qu'est-ce qu'un syndic non professionnel ?
Syndic bénévole
Le syndic bénévole est une personne physique, propriétaire d'un ou plusieurs dans la copropriété. Il peut être un copropriétaire occupant (habité sur place) ou non.
Attention
Syndic coopératif
Le syndic coopératif est également une personne physique.
Il doit remplir les 2 conditions suivantes :
Être propriétaire d'un ou plusieurs lots de copropriétéÊtre président du conseil syndical .
Attention
Quelles sont les missions du syndic non professionnel ?
Gestion financière
Le syndic assure la gestion comptable et financière de la copropriété. Cette mission inclut notamment :
L'établissement du budget prévisionnel de la copropriété.Le syndic établit le budget prévisionnel et le fait voter chaque année par l'assemblée générale des copropriétaires.
La tenue de la comptabilité du syndicat des copropriétaires
La gestion et le recouvrement des charges de la copropriété. Le syndic établit le montant des charges dû par chaque copropriétaire et envoie les appels de fond correspondant. Il doit également s'occuper durecouvrement des charges impayées.
L'ouverture d'un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires. Le syndic doit ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires, dans les 3 mois de sa désignation . La notion de compte séparé implique que le titulaire du compte soit le syndicat des copropriétaires. La personne apparaissant sur les relevés bancaires comme titulaire du compte doit donc être le syndicat des copropriétaires et non le syndic. Toutes les sommes reçues au nom et pour le compte du syndicat des copropriétaires doivent être versées sur ce compte.
L'ouverture d'un compte spécifique pour le fonds travaux obligatoire
La souscription d'un emprunt bancaire collectif L'ouverture d'un compte spécifique « emprunt collectif »
Gestion administrative
Le syndic doit notamment remplir les missions suivantes :
Immatriculer l'immeuble dans le registre national des copropriétés
Réaliser et mettre à jour la fiche synthétique de la copropriété
Etablir et mettre à jour de la liste de tous les copropriétaires avec indication de leur lot, état civil, domicile et, s'ils ont donné leur accord, leur adresse électronique Faire exécuter le règlement de copropriété et les décisions prises lors de l'assemblée générale des copropriétaires
Organiser la tenue d'une assemblée générale annuelle. Le syndic doit préparer, convoquer et être présent lors de l'assemblée générale. Il doit également rédiger le procès-verbal de l'assemblée et l'envoyer à tous les copropriétaires.
Administrer l'immeuble, assurer sa conservation, son entretien et, en cas d'urgence, faire exécuter les travaux nécessaires. Le syndic est chargé de gérer l'immeuble au quotidien pour assurer son bon fonctionnement et son entretien. Il doit, notamment, entretenir les parties communes de l'immeuble (par exemple, organiser le nettoyage, les petites réparations ou l'entretien de l'ascenseur) et assurer la sécurité des occupants (par exemple, veiller aux respects des normes incendies).
Souscrire un contrat d'assurance multirisques immeuble et de déclarer les sinistres touchant les parties communes
Souscrire un contrat d'assurance contre les risques de responsabilité civile dont le syndicat des copropriétaires doit répondre. Cette assurance permet, notamment, de couvrir les dommages subis par un copropriétaire ou un tiers du fait des parties communes de l'immeuble.
Établir et mettre à jour le carnet d'entretien de l'immeuble
Représenter le syndicat des copropriétaires dans les actes de la vie civile (par exemple, conclusions des contrats avec les prestataires ou les fournisseurs de l'immeuble), les actes d'acquisition ou d' aliénation des parties communes et en justiceInformer les copropriétaires et les occupants qu'un immeuble fait l'objet d'une procédure relevant de l'exercice de la police de la sécurité et de lasalubrité des immeubles, locaux et installations.
Comment le syndic non professionnel est-il désigné ?
Syndic bénévole
Le futur syndic doit faire inscrire sa candidature à l' de l'assemblée générale des copropriétaires. Sa désignation est ensuite présentée et votée à lors de l'assemblée générale.
Syndic coopératif
Différentes étapes sont à respecter :
Il est important de s'assurer que le n'interdise pas cette forme de gestion. Si c'est le cas, il faudra le modifier pour supprimer cette interdiction.
L'adoption de la forme coopérative du syndicat des copropriétaires est décidée à la .
Lors de l'assemblée générale qui décide de l'adoption de la forme coopérative, il est également obligatoire de désigner les membres du
En effet, le syndic coopératif est élu par les membres du conseil syndical et choisi parmi ceux-ci. Le syndic coopératif est le
Quel est le contenu du contrat du syndic non professionnel ?
Durée du mandat (avec date de début et fin) Détail des missions Conditions de la rémunération.
Quelle est la durée du mandat du syndic non professionnel ?
Comment prend fin le mandat du syndic non-professionnel ?
Non-renouvellement du mandat
Si les copropriétaires ne souhaitent pas que le syndic bénévole ou le syndic coopératif conserve ses fonctions à l'expiration de son mandat et souhaitent ainsi le remplacer, la copropriété doit inscrire à l'ordre du jour d'une assemblée générale des copropriétaires tenu les questions portant sur la désignation d'un nouveau syndic et sur la fixation d'une date anticipée de fin de contrat.
Lorsque l'initiative vient du syndic, il doit informer le conseil syndical de son intention de ne pas conclure un nouveau contrat au plus des copropriétaires.
Au cours de l'assemblée générale, les copropriétaires désignent un nouveau syndic et fixent les dates de fin du contrat en cours et de début du nouveau contrat. Elles doivent intervenir au plus tôt 1 après la tenue de cette assemblée.
Résiliation anticipée du mandat
Les copropriétaires peuvent également souhaiter mettre fin au , c'est-à-dire avant que son mandat soit terminée.
Cette décision doit être justifiée par des fautes du syndic suffisamment graves dans l'exécution de sa mission.
Peut-on engager la responsabilité du syndic non-professionnel ?
Qu'il a commis une faute volontaire, involontaire (négligence, carence) ou constitutive d'une infraction dans l'exercice de ses missions, Et que cette faute est à l'origine d'un dommage.