Bail d’habitation : documents remis par le propriétaire (bailleur)

Par la rédaction de Guide Administratif · Mis à jour le 2 août 2026 · Sources officielles vérifiées

Le propriétaire ou l'agent immobilier doit remettre au locataire un ensemble de documents obligatoires lors de la signature du bail et pendant toute la durée de la location. Ces documents varient selon que le logement est loué vide ou meublé et incluent le bail, des diagnostics techniques, des états des lieux et des justificatifs de charges.

Pièces à fournir

  • Bail écrit en autant d'exemplaires que de parties
  • Notice d'information du locataire
  • État des lieux d'entrée et de sortie
  • Attestation d'assurance contre les risques locatifs
  • Dossier de diagnostic technique (DPE, CREP, électricité, gaz, risques, bruit)
  • Extrait du règlement de copropriété (si applicable)
  • Acte de cautionnement ou garantie Visale (si exigé)
  • Grille de vétusté (si convenue entre les parties)
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Délais

Les documents doivent être remis lors de la signature du bail ou du renouvellement de bail. Les justificatifs de charges doivent être tenus à disposition du locataire pendant 6 mois suivant l'envoi du décompte.

Points de vigilance

  • Absence de bail écrit ou non-conformité du bail au modèle réglementaire obligatoire
  • Manque d'un ou plusieurs diagnostics techniques obligatoires (DPE, CREP, installations)
  • Non-annexion de l'état des lieux d'entrée et de sortie au bail
  • Absence de justificatifs de charges ou de budget prévisionnel lors de la régularisation
  • Refus de délivrer gratuitement une quittance ou un reçu sur demande du locataire

Questions fréquentes

Quelles sont les sanctions encourues par le propriétaire en cas de non-remise de documents obligatoires?

Pour une personne physique: jusqu'à 1 an de prison et 20 000 € d'amende. Pour une personne morale: jusqu'à 100 000 € d'amende.

Le propriétaire peut-il facturer des frais pour la délivrance d'une quittance?

Non. Toute clause prévoyant des frais en contrepartie de la quittance ou de son envoi est interdite et considérée comme non écrite.

Sous quelle forme le bail peut-il être établi?

Le bail peut prendre la forme d'un acte sous signature privée ou d'un acte authentique. Il doit être établi par écrit en autant d'exemplaires qu'il y a de parties.

Quand le propriétaire doit-il communiquer les informations sur la régularisation des charges?

Un mois avant la régularisation annuelle, le propriétaire doit transmettre au locataire le décompte des charges par nature et le mode de répartition entre les logements.

Que doit contenir le diagnostic technique à annexer au bail?

Le dossier regroupe: le DPE valide, le constat de risque d'exposition au plomb, l'état des installations électrique et gaz (si plus de 15 ans), l'état des risques naturels et technologiques (si applicable), et le diagnostic bruit (si applicable).

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Textes de référence

  • Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 3
  • Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 3-3
  • Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 3-4
  • Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 6-2
  • Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 6-3
  • Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 21
  • Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 23
  • Arrêté du 27 août 2012 sur la fixation individuelle de la quantité de chaleur et froid et à la répartition des frais de chauffage et refroidissement en immeuble collectif d'habitation ou à usage mixte
  • Décret n°2016-382 du 30 mars 2016 sur l'établissement de l'état des lieux et la prise en compte de la vétusté des logements loués à usage de résidence principale
  • Arrêté du 29 mai 2015 relatif au contenu de la notice d'information annexée aux contrats de location de logement à usage de résidence principale
  • Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 25-10
  • Arrêté du 13 décembre 2017 sur la notice d'information relative aux obligations du bailleur et aux voies de recours et d'indemnisation du locataire

Lorsque le logement est la résidence principale du locataire, le propriétaire (ou l’agent immobilier) de ce logement a l’obligation de remettre certains documents au locataire durant le bail. La liste de ces documents est différente selon que le logement est loué vide ou loué meublé. Nous vous présentons la règlementation.

Logement vide

Il existe plusieurs types de documents obligatoires à remettre au locataire d'un logement vide.

Bail

Le bail doit être fait par écrit en autant d'exemplaires qu'il y a de parties (propriétaire ou agent immobilier, locataire).

Il peut prendre la forme d'un acte sous signature privée ou d'un acte authentique.

Il doit contenir au minimum certaines informations.

Il doit être conforme au modèle de bail réglementaire.

Documents annexes au bail

Lors de la signature du bail ou du renouvellement de bail, le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit annexer au bail les documents suivants :

  • Notice d'information
  • État des lieux d'entrée fait lors de la remise des clés et l'état des lieux de sortie fait lors de la restitution des clés
  • Attestation d'assurance contre les risques locatifs que le locataire a l’obligation de souscrire
  • Équipements d'accès à la télévision, à internet (TNT, fibre...)
  • Si le propriétaire l’a exigé, l’acte de cautionnement de la caution ou l’acte de cautionnement de la garantie Visale.
  • Si le locataire et le propriétaire ont convenu d'appliquer une grille de vétusté, copie de cette grille
  • Si le logement est conventionné avec l'Anah, copie de la convention Anah
  • Si le logement est dans un immeuble en copropriété, un extrait du règlement de copropriété. L'extrait porte sur la destination de l'immeuble, la jouissance des parties privatives et communes. Il indique également la quote-part attribuée au logement pour chaque catégorie de charges.

Si le logement est situé dans une zone d'habitat dégradé ou indigne, le propriétaire (ou l'agent immobilier) peut être obligé, avant de mettre en location le logement, d'obtenir en mairie une autorisation préalable, ou d'y déposer une déclaration contre récépissé. Il devra annexer au bail l'autorisation, ou le récépissé de déclaration.

Le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit contacter la mairie pour savoir si le logement est concerné par cette obligation.

Où s'adresser : Mairie

Il doit aussi mettre en annexe un dossier de diagnostic technique, qui regroupe les diagnostics suvants :

  • Diagnostic de performance énergétique (DPE) valide
  • Constat de risque d'exposition au plomb (Crep)
  • État de l'installation intérieure de l'électricité si l'installation a plus de 15 ans
  • État de l'installation intérieure du gaz si l'installation a plus de 15 ans
  • État des risques (naturels, miniers, technologiques, sismiques, radon...), si le logement est dans une zone concernée
  • Diagnostic bruit, si le logement est dans une zone concernée.

A savoir

Il est recommandé de tenir à la disposition du locataire un diagnostic amiante.

Quittances de loyer

La quittance doit détailler les sommes versées par le locataire, en distinguant le loyer et les charges.

Lorsque le locataire lui en fait la demande, le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit transmettre gratuitement au locataire une quittance. Avec l'accord du locataire, le propriétaire (ou l'agent immobilier) peut lui transmettre la quittance par mail.

Pour faire la demande de quittance au propriétaire (ou à l'agent immobilier), le locataire peut utiliser ce modèle de document :

Si le locataire ne paie qu'une partie du loyer, le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit lui transmettre un reçu indiquant la somme versée.

Si une clause du bail indique que le locataire doit payer des frais au propriétaire (ou à l'agent immobilier) en contrepartie de la quittance ou de son envoi, cette clause doit être considérée comme non écrite, car elle est interdite.

Justificatifs de charges

Le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit justifier les demandes de provisions et les régularisations annuelles par l’envoi au locataire du budget prévisionnel et des résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges.

Un mois avant la régularisation annuelle, le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit en outre communiquer au locataire :

  • Le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...)
  • Le mode de répartition des charges locatives entre les logements. Et, si nécessaire, une note d'information sur les conditions de chauffage et de production d'eau chaude collectifs.

Durant les 6 mois qui suivent l'envoi du décompte, le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble de ces justificatifs.

Si le locataire lui en fait la demande, le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit lui transmettre le récapitulatif des charges du logement, par mail ou par courrier.

D'autres documents doivent être remis périodiquement, selon les cas :

  • Si l'immeuble est doté d'un dispositif d'individualisation des frais télé-relevables de chauffage, de refroidissement ou d'eau chaude sanitaire, le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit envoyer chaque mois au locataire les informations sur sa consommation de chaleur, de froid ou d'eau chaude sanitaire.
  • Si le contrat de fourniture d'eau n'est pas individualisé, le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit envoyer au locataire, 1 fois par an, la facture d'eau et les informations sur la qualité de l'eau reçues de la commune ou de l'EPCI compétent.

Document à joindre au congé pour vendre ou pour habiter

Le propriétaire (ou l'agent immobilier) qui donne congé (ou son préavis) pour vendre ou pour habiter au locataire, doit y joindre la notice d'information sur les obligations du propriétaire et sur les voies de recours et d'indemnisation du locataire.

Logement meublé

Il existe plusieurs types de documents obligatoires à remettre au locataire d'un logement meublé.

Bail

Le bail doit être établi par écrit en autant d'exemplaires qu'il y a de parties (propriétaire o agent immobilier, locataire).

Il peut prendre la forme d'un acte sous signature privée ou d'un acte authentique.

Il doit contenir au minimum certaines informations.

Il doit être conforme au modèle de bail réglementaire.

Documents annexes au bail

Lors de la signature du bail ou du renouvellement de bail, le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit annexer au bail les documents suivants :

  • Notice d'information
  • État des lieux d'entrée fait lors de la remise des clés et l'état des lieux de sortie fait lors de la restitution des clés
  • Attestation d'assurance contre les risques locatifs que le locataire a l’obligation de souscrire
  • Inventaire et état détaillé du mobilier
  • Équipements d'accès à la télévision, à internet (TNT, fibre...)
  • Si le propriétaire l’a exigé, l’acte de cautionnement signé par la caution
  • Si le locataire et le propriétaire (ou l'agent immobilier) ont convenu d'appliquer une grille de vétusté, la copie de cette grille de vétusté
  • Si le logement est situé dans une copropriété, extrait du règlement de copropriété. L'extrait porte sur la destination de l'immeuble, la jouissance des parties privatives et communes. Il indique également la quote-part attribuée au logement pour chaque catégorie de charges.

En conséquence, un inventaire et un état détaillé du mobilier doivent être faits lors de la remise des clés au locataire et lors de leur restitution au propriétaire (ou à l’agent immobilier). Ces documents doivent être signés par le propriétaire (ou l’agent immobilier) et par le locataire, et être annexés au bail. L'établissement de ces documents ne peut donner lieu à aucune autre facturation que celle liée à l'établissement de l'état des lieux (état des lieux d'entrée et état des lieux de sortie).

Si le logement est situé dans une zone d'habitat indigne, le propriétaire (ou l'agence immobilière) peut être obligé, avant de mettre en location le logement, d'obtenir en mairie une autorisation préalable, ou d'y déposer une déclaration contre récépissé. L'autorisation, ou le récépissé de déclaration, devra être annexé au bail.

Le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit contacter la mairie pour savoir si le logement est concerné par cette obligation.

Où s'adresser : Mairie

Il doit aussi annexer au bail un dossier de diagnostic technique, qui regroupe les diagnostics suivants :

  • Diagnostic de performance énergétique (DPE) valide
  • Constat de risque d'exposition au plomb (Crep)
  • État de l'installation intérieure de l'électricité si l'installation a plus de 15 ans
  • État de l'installation intérieure du gaz si l'installation a plus de 15 ans
  • État des risques (naturels, miniers, technologiques, sismiques, radon...), si le logement est dans une zone concernée
  • Diagnostic bruit, si le logement est dans une zone concernée.

A savoir

Il est recommandé de tenir à la disposition du locataire un diagnostic amiante.

Quittances de loyer

La quittance doit détailler les sommes versées par le locataire, en distinguant le loyer et les charges.

Lorsque le locataire lui en fait la demande, le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit transmettre gratuitement au locataire une quittance. Avec l'accord du locataire, le propriétaire (ou l'agent immobilier) peut lui transmettre la quittance par mail.

Pour faire la demande de quittance au propriétaire (ou à l'agent immobilier), le locataire peut utiliser ce modèle de document :

Si le locataire ne paie qu'une partie du loyer, le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit lui transmettre un reçu indiquant la somme versée.

Si une clause du bail indique que le locataire doit payer des frais au propriétaire (ou à l'agent immobilier) en contrepartie de la quittance ou de son envoi, cette clause doit être considérée comme non écrite, car elle est interdite.

Justificatifs de charges

Le bail peut prévoir le paiement des charges locatives soit au réel, soit au forfait.

Charges au réel

Le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit justifier les demandes de provisions et les régularisations annuelles par l’envoi au locataire du arrêtés lors de la précédente régularisation de charges.

, le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit en outre communiquer au locataire :

  • Le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...)
  • Le mode de répartition des charges locatives entre les logements. Et, si nécessaire, une note d'information sur les conditions de chauffage et de production d'eau chaude collectifs.

, le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble de ces justificatifs.

Si le locataire lui en fait la demande, le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit lui transmettre le , par mail ou par courrier.

A savoir

Si l'immeuble est doté d'un dispositif d'individualisation des frais télé-relevables de chauffage, de refroidissement ou d'eau chaude sanitaire, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit transmettre chaque mois au locataire les informations sur sa consommation de chaleur, de froid ou d'eau chaude sanitaire.

Charges au forfait

Le montant du forfait doit être établi sur la base de la .

Il doit être indiqué dans le bail.

Il ne doit pas être disproportionné par rapport au montant de charges appliqué lors du précédent bail.

Le paiement au forfait ne doit pas s'accompagner de ou de .

A savoir

Le montant du forfait peut être révisé chaque année, selon les règles de révision du loyer.

Demander une quittance de loyer au propriétaire, à l’agence immobilière ou au bailleur social

Référence : Logement vide ou meublé : informations à porter sur le bail

Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 3

Référence : Dossier de diagnostic

Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 3-3

Référence : Sanction

Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 3-4

Référence : Logement vide ou meublé : concommation de chaleur, de froid ou d'eau chaude sanitaire

Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 6-2

Référence : Logement vide : qualité de l'eau

Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 6-3

Référence : Quittance de loyer

Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 21

Référence : Logement vide : justificatifs de charges

Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 23

Référence : Logement vide : note d'information sur la consommation individuelle de chaleur et d'eau chaude sanitaire

Arrêté du 27 août 2012 sur la fixation individuelle de la quantité de chaleur et froid et à la répartition des frais de chauffage et refroidissement en immeuble collectif d'habitation ou à usage mixte

Référence : Grille de vétusté

Décret n°2016-382 du 30 mars 2016 sur l'établissement de l'état des lieux et la prise en compte de la vétusté des logements loués à usage de résidence principale

Référence : Logement vide ou meublé : notice d'information en annexe du bail

Arrêté du 29 mai 2015 relatif au contenu de la notice d'information annexée aux contrats de location de logement à usage de résidence principale

Référence : Logement meublé : règlement des charges (réel ou forfait)

Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 25-10

Référence : Logement vide : notice d'information en cas de congé pour vendre ou habiter

Arrêté du 13 décembre 2017 sur la notice d'information relative aux obligations du bailleur et aux voies de recours et d'indemnisation du locataire

Définition : Résidence principale du locataire

Logement occupé au moins 8 mois par an (sauf obligation professionnelle, raison de santé ou cas de force majeure), soit par le locataire ou la personne avec laquelle il vit, soit par une personne à charge (enfant, ascendant de plus de 65 ans, parent handicapé)

Définition : Personne physique (versus personne morale)

Individu, être humain

Définition : Personne morale

Groupement de personnes physiques réunies pour accomplir quelque chose en commun (entreprises, sociétés civiles, associations, État, collectivités territoriales, etc.). Ce groupe peut aussi réunir des personnes physiques et des personnes morales. Il peut aussi n'être constitué que d'un seul membre (entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée - EURL - par exemple).

Définition : Acte sous signature privée

Acte rédigé et signé par des particuliers, sans la présence d'un notaire (par exemple, un contrat)

Définition : Acte authentique

Document établi par un officier public compétent, tels qu'un notaire, un commissaire de justice (anciennement huissier de justice et commissaire-priseur judiciaire), un officier d'état civil, rédigé selon les formalités exigées par la loi et dont le contenu peut avoir la même valeur qu'une décision judiciaire

Définition : Destination d'un immeuble

Correspond à ce pour quoi un immeuble a été construit. Par exemple : usage d'habitation, usage professionnel ou usage mixte (immeuble d'habitation abritant également des locaux professionnels).

Définition : Quote-part (droit immobilier)

Fraction de la part des parties communes rattachée à un lot (appartement, local commercial, parking, cave...) selon, entre autres, la situation et la superficie de ce lot

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