Par la rédaction de Guide Administratif · Mis à jour le 3 août 2026 · Sources officielles vérifiées
Les associations doivent conserver leurs documents selon des délais variables selon leur nature, afin de prouver l'existence de droits ou d'obligations. Les délais s'échelonnent de 1 an à illimité, la conservation pouvant s'effectuer sous format papier ou numérique à condition de garantir l'intégrité et la sécurité des données.
Pièces à fournir
- Déclaration de l'association et dossier préfectoral
- Statuts et règlements intérieurs modifiés
- Procès-verbaux d'assemblée générale et feuilles d'émargement
- Comptes annuels et pièces justificatives comptables
- Déclarations fiscales et justificatifs d'impôts
- Registre unique du personnel et bulletins de paie
- Contrats de bail et titres de propriété
- Conventions de subvention et justificatifs d'utilisation des fonds
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Délais
Variables selon la nature des documents : de 1 an minimum (facturation téléphonie) à illimité (documents de création). Les principaux délais sont 5 ans pour le fonctionnement, 10 ans pour les finances et subventions, 6 ans pour la fiscalité.
Points de vigilance
- Non-conservation des documents de création au-delà de la durée minimale requise, alors qu'une conservation illimitée est recommandée
- Omission de supprimer ou d'anonymiser les données personnelles des membres après expiration des délais légaux
- Absence d'organisation de la conservation permettant de garantir l'intégrité et la lisibilité des documents numériques
- Conservation de documents externes (factures, devis) au-delà des délais applicables
- Non-respect du délai de 10 ans pour les documents financiers et les subventions publiques
Questions fréquentes
Pendant combien de temps une association doit-elle conserver ses documents comptables ?
Les documents financiers (comptes annuels, livres comptables, pièces justificatives) doivent être conservés au minimum 10 ans.
Les documents de création de l'association peuvent-ils être supprimés après la dissolution ?
Non. Les documents liés à la création (déclaration, statuts, récépissé) doivent être conservés de manière illimitée, même après la dissolution de l'association.
Quel est le délai de conservation des données personnelles des membres après leur départ ?
Les informations personnelles des anciens membres (nom, prénom, adresse, coordonnées) ne doivent pas être conservées au-delà de ce qui est nécessaire à la gestion administrative, sauf raison de preuve ; un délai de 5 ans après la fin de l'adhésion peut être appliqué en cas de litige potentiel.
Les documents peuvent-ils être conservés sous format numérique ?
Oui, la conservation numérique est autorisée à condition qu'elle garantisse l'intégrité, la lisibilité et la sécurité des documents pendant toute la durée de conservation requise.
Quelles conséquences peut avoir l'absence de conservation des documents ?
L'absence de conservation peut rendre difficile la preuve d'un droit ou d'une obligation et exposer l'association à des sanctions en cas de contrôle fiscal ou social.
Textes de référence
- Code de commerce : article L123-22
- Livre des procédures fiscales : article L102 B
- Livre des procédures fiscales : articles L169 à L169A
- Code civil : article 2224
- Code de la sécurité sociale : article L244-3
- Code du travail : articles L3243-1 à L3243-5
- Code du travail : article R1221-26
- Code du travail : article D3171-16
- Code du travail : article D4711-3
Une association doit conserver certains documents pour prouver l'existence d'un droit ou d'une obligation. Les délais de conservation varient en fonction de la nature des documents.
Les documents peuvent être conservés sous format papier ou numérique. La conservation numérique doit garantir l’intégrité, la lisibilité et la sécurité des documents pendant toute la durée de conservation.
À savoir
La liste suivante est indicative et peut varier selon la situation de l’association.
L’association doit mettre en place une organisation permettant de conserver ses documents dans de bonnes conditions. Elle peut notamment définir des durées de conservation, classer les documents et prévoir leur archivage.
L’absence de conservation peut entraîner des difficultés à prouver un droit ou une obligation. Elle peut également exposer l’association à des sanctions, notamment en cas de contrôle fiscal ou social.
Documents liés à la création de l'association
Les documents concernant la création de l'association sont les suivants :
- Déclaration de l'association (copie du dossier déposé en préfecture)
- Récépissé de la déclaration
- Copie de la demande d'insertion au registre des associations et fondations d'entreprise (JOAFE)
- Extrait du JOAFE dans lequel a été publiée la déclaration (témoin de parution)
- Statuts modifiés par ordre chronologique
- Règlements intérieurs modifiés par ordre chronologique.
Ils doivent être conservés pendant toute la durée d'existence de l'association.
Toutefois, il est conseillé de les garder de manière illimitée. Ces documents peuvent être utiles même après la dissolution de l’association.
Documents sur les membres de l'association
Les documents relatifs aux membres de l’association (registre des adhérents, cotisations, correspondances) peuvent être conservés pendant la durée de l’adhésion.
Après la démission ou la radiation d’un membre, les informations le concernant (nom, prénom, adresse, coordonnées) ne doivent pas être conservées au-delà de la durée nécessaire à la gestion de la relation ou au respect des obligations légales.
Un délai de conservation de 5 ans après la fin de l’adhésion peut être appliqué lorsqu’il est nécessaire de conserver ces informations pour des raisons de preuve (par exemple en cas de litige).
Les données peuvent être conservées plus longtemps uniquement si la personne concernée a donné son accord exprès. Cet accord doit être libre, spécifique et clairement exprimé.
À l’issue des délais applicables, les données doivent être supprimées ou anonymisées.
Documents concernant le fonctionnement de l'association
Les documents concernant le fonctionnement de l'association sont les suivants :
- Convocations de l'assemblée générale
- Feuilles d'émargement, pouvoirs
- Procès-verbaux d'assemblée
- Bilan d'activités
- Rapports du commissaire aux comptes.
Ils sont à conserver au minimum 5 ans.
Documents financiers
Les documents financiers sont les suivants :
- Comptes annuels
- Livres comptables
- Pièces justificatives.
Ils doivent être conservés au minimum 10 ans .
Documents fiscaux
Les documents permettant de justifier les obligations fiscales de l’association doivent être conservés pendant au moins 6 ans.
Il s’agit notamment des déclarations fiscales, des justificatifs relatifs aux impôts et taxes (dont la TVA le cas échéant) ainsi que de tout document permettant de vérifier la situation de l’association au regard de l’administration fiscale.
Les doubles des reçus délivrés aux donateurs ouvrant droit à une réduction d’impôt doivent également être conservés pendant ce délai.
Ce délai court à partir de la dernière opération mentionnée sur les documents ou de l’année d’imposition concernée.
Documents concernant les salariés de l’association
| Type de document | Durée de conservation |
|---|
| Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) | 5 ans |
| Registre unique du personnel | 5 ans à partir du départ du salarié |
| Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite... | 5 ans |
| Document portant sur les charges sociales et la taxe sur les salaires | 3 ans |
| Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation | 1 an |
| Déclaration d'accident du travail auprès de la CPAM | 5 ans |
Documents concernant les locaux de l'association
| Type de document | Durée de conservation |
|---|
| Titres de propriété et actes de ventes | Durée d'existence de l'association. Il est conseillé de les conserver de manière illimitée. |
| Contrats de bail, état des lieux, quittances de loyer | Durée du contrat + 5 ans |
| Contrat d'assurance | Durée du contrat + 2 ans |
| Factures de gaz et d'électricité | 2 ans |
| Factures d'eau | |
| Factures de de téléphonie (fixe et mobile) et internet | 1 an |
Documents liés aux subventions
Les documents liés aux subventions sont les suivants :
- Conventions de subvention
- Justificatifs d’utilisation des fonds
- Comptes rendus financiers.
Ils sont à conserver pendant au moins 10 ans.
Référence :
Délai de conservation des documents financiersCode de commerce : article L123-22
Référence :
Délai de conservation des documents fiscauxLivre des procédures fiscales : article L102 B
Référence :
Délai de conservation des documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salairesLivre des procédures fiscales : articles L169 à L169A
Référence :
Délai de conservation des document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite...Code civil : article 2224
Référence :
Délai de conservation des documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salairesCode de la sécurité sociale : article L244-3
Référence :
Article L3243-4 : délai de conservation des bulletins de paieCode du travail : articles L3243-1 à L3243-5
Référence :
Délai de conservation des mentions portées sur le registre unique du personnelCode du travail : article R1221-26
Référence :
Délai de conservation des informations relatives aux horaires de travail et aux astreintesCode du travail : article D3171-16
Référence :
Délai de conservation des déclarations d'accident du travailCode du travail : article D4711-3
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