Faut-il conserver l’original papier ou électronique d’un document ?
Il est conseillé de conserver l'original du document dans son format d'origine, qu'il soit papier ou électronique. Une copie ou une reproduction (numérisation, photographie, impression) ne possède qu'une valeur de copie et ne peut servir de preuve que si elle est fiable. La durée de conservation varie selon le type de document.
Points de vigilance
- Numériser ou photocopier un document papier original produit une copie sans valeur probante équivalente à l'original
- Imprimer un document électronique original crée une copie sans valeur probante équivalente à l'original
- Supposer qu'une copie a la même valeur juridique que l'original sans garantir sa fiabilité
- Omettre de conserver le document dans son format initial d'émission
- Ignorer que la présentation de l'original peut toujours être exigée même après création d'une copie
Questions fréquentes
Un document numérisé a-t-il la même valeur qu'un original papier ?
Non. La numérisation (scan ou photo) d'un document papier original produit une copie. Cette copie n'a valeur de preuve que si elle est fiable, et l'original peut toujours être exigé.
Un document électronique imprimé conserve-t-il sa valeur originale ?
Non. L'impression d'un document électronique original constitue une copie. Elle n'a valeur de preuve que si elle est fiable, et l'original peut toujours être exigé.
Un écrit électronique signé a-t-il la même valeur juridique qu'un écrit papier ?
Oui, à condition que la personne signataire soit identifiée et que le document soit établi et conservé de manière à garantir son intégrité. La signature électronique permet d'identifier le signataire.
La durée de conservation d'un document électronique diffère-t-elle de celle d'un document papier ?
Non. La durée de conservation est identique pour les deux formats et varie selon le type de document. Un simulateur est disponible pour déterminer les délais applicables.
Qu'est-ce qu'une copie fiable ?
Une copie fiable est présumée telle jusqu'à preuve du contraire si elle reproduit à l'identique la forme et le contenu de l'acte original, et si son intégrité est garantie dans le temps par un procédé modifiant irréversiblement le support ou répondant à des exigences de sécurité.
Textes de référence
- Règlement (UE) n°910/2014 du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques (règlement eIDAS)
- Code civil : articles 1363 à 1368
- Code civil : article 1379
- Décret n°2017-1416 du 28 septembre 2017 relatif à la signature électronique
- Décret n°2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies
Support papier
Si l'original du document est sur support papier, il est conseillé de .
Exemple : diplôme transmis par courrier ou remis en main propre.
En effet, si vous numérisez (scan, photo) ou photocopiez un document original papier, la version numérisée/photocopiée a . Or, une copie ne peut servir de preuve qu’à la condition d'être . De plus, si l'original du document existe toujours, sa présentation peut toujours être exigée.
La varie selon le type de document. Vous pouvez utiliser un pour savoir combien de temps vous devez conserver un document.
Support électronique
Si l'original du document est sur support électronique, il est conseillé de .
Exemple : avis d'imposition transmis par courrier électronique ou mis à disposition sur un site internet.
En effet, si vous imprimez ce document, la version imprimée a . Or, une copie ne peut servir de preuve qu’à la condition d'être . De plus, si l'original du document existe toujours , sa présentation peut toujours être exigée.
La d'un document électronique est identique à celle d'un document papier. Elle varie selon le type de document. Vous pouvez utiliser un pour savoir combien de temps vous devez conserver un document.
Vérifier combien de temps conserver un document
Ce vous indique combien de temps conserver les documents de la vie courante : Référence : Chapitre III, section 4 relative aux signatures électroniquesDéfinition : Copie fiable
Définition : Intégrité d’un document
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