En cas de changement de syndic, que deviennent les documents de la copropriété ?
Lors d'un changement de syndic, le syndic sortant est tenu de transmettre au nouveau syndic l'ensemble des archives et documents de la copropriété selon un calendrier défini par la loi. Cette transmission doit intervenir à différents délais : 15 jours pour la situation de trésorerie, 1 mois pour les documents juridiques, comptables, techniques et relatifs au personnel, et 2 mois pour l'état des comptes après apurement et clôture.
Pièces à fournir
- Situation de trésorerie et références des comptes bancaires du syndicat
- Registre des procès-verbaux d'assemblée générale et liste des copropriétaires avec coordonnées
- Carnet d'entretien de l'immeuble et contrats en cours avec fournisseurs et prestataires
- Relevés bancaires, grands livres comptables, balance comptable et justificatifs de dépenses
- Diagnostics techniques obligatoires et plans de l'immeuble
- Documents relatifs aux sinistres et aux assurances
- Contrats de travail des employés, fiches de paie et déclarations sociales
- État des comptes des copropriétaires et du syndicat après apurement et clôture
Délais
Transmission progressive : 15 jours pour la trésorerie, 1 mois pour l'ensemble des archives, 2 mois pour l'état des comptes après apurement. En cas de défaut, mise en demeure par lettre recommandée ou acte de commissaire de justice, puis recours judiciaire possible si non transmission dans les 8 jours suivant la mise en demeure.
Points de vigilance
- Absence de remise d'un bordereau récapitulatif des documents transmis au conseil syndical
- Transmission de documents en format non téléchargeable ou non imprimable en cas de dématérialisation
- Omission d'information au prestataire spécialisé en archives concernant le changement de syndic
- Non-transmission de la situation de trésorerie et des références bancaires dans le délai de 15 jours
- Défaut de transmission de l'état des comptes après apurement et clôture à l'expiration du délai de 2 mois
Questions fréquentes
Quels sont les délais de transmission des documents entre le syndic sortant et le nouveau syndic ?
Les délais varient selon le type de documents : 15 jours pour la situation de trésorerie, 1 mois pour l'ensemble des archives juridiques, comptables, techniques et relatives au personnel, et 2 mois pour l'état des comptes après apurement et clôture.
Peut-on transmettre les documents en format dématérialisé ?
Oui, les documents peuvent être remis en format dématérialisé à condition qu'ils soient téléchargeables et imprimables.
Que faire si l'ancien syndic ne transmet pas les documents dans les délais ?
Le nouveau syndic ou le président du conseil syndical doit mettre en demeure l'ancien syndic par lettre recommandée, acte de commissaire de justice ou remise contre récépissé. Si les documents ne sont pas transmis dans les 8 jours suivant cette mise en demeure, un recours devant le tribunal est possible pour obtenir une ordonnance sous astreinte et des dommages et intérêts.
Quand les archives sont confiées à un prestataire spécialisé, quelles sont les obligations ?
Le syndic sortant doit informer le prestataire du changement de syndic et communiquer les coordonnées du nouveau syndic dans le délai d'un mois à partir de l'arrêt des fonctions.
Les délais mentionnés sont-ils des jours ou des mois calendaires ?
Il s'agit de délais en jours ou mois calendaires, c'est-à-dire incluant tous les jours du calendrier, y compris les jours fériés et chômés.
Textes de référence
- Loi n°65-557 du 10 juillet 1965 : article 18-2
- Décret n°67-223 du 17 mars 1967 : article 33-1
- Décret n°67-223 du 17 mars 1967 : article 34
- Décret n°67-223 du 17 mars 1967 : article 64
Situation de trésorerie de la copropriété Références des comptes bancaires du syndicat des copropriétaires et coordonnées de la banque
Juridiques et administratifs ( règlement de copropriété , état descriptif de division, registre des procès-verbaux d'assemblée générale, liste des copropriétaires avec leurs coordonnées, carnet d’entretien de l’immeuble, contrats en cours avec les fournisseurs et les prestataires, etc.)Comptables et financiers (relevés bancaires et soldes des comptes de la copropriété, grands livres de la copropriété, balance comptable, documents concernant les impayés et procédures en cours, factures et justificatifs des dépenses, etc.) Techniques et d'entretien (diagnostics techniques obligatoires comme le diagnostic technique global , amiante, plomb,diagnostic de performance énergétique , plans de l'immeuble, documents relatifs aux sinistres et aux assurances, etc.)Concernant le personnel de l'immeuble (contrats de travail des employés de l’immeuble, fiches de paie, déclarations sociales et documents Urssaf).
À savoir
État des comptes des copropriétaires et du syndicat de copropriétaires aprèsapurement et clôture.
Lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre recommandée électronique Acte du commissaire de justice (anciennement huissier de justice et commissaire-priseur judiciaire) Remise contre récépissé ou émargement.
La remise des pièces, informations et documents sous astreinte Et éventuellement la condamnation à une provision à valoir sur dommages et intérêts .
Définition : Copropriété
Définition : Jour calendaire
Définition : Apurement des comptes (copropriété)
Définition : Acte d'huissier (à présent appelé commissaire de justice)
Définition : Astreinte
Définition : Dommages et intérêts
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